bout de papier, September 1983 // Septembre 1983, p. 9
Depuis mon entrée en fonctions à l’Association, j’ai eu à m’occuper de plusieurs dossiers dont la révision des directives du Service extérieur, la représentation de griefs, l’élaboration du budget annuel de l’Association, la consultation au Ministère des Affaires extérieures, au Conseil national mixte et au Conseil de dotation et la publication de notre journal.
De plus, j’ai tenté d’en apprendre le plus possible sur les pratiques en vigueur au Ministère ainsi que sur les intérêts professionnels et autres des agents du Service extérieur. Cet exercice m’a permis d’identifier quelques-unes des préoccupations les plus urgentes des membres de l’Association. In this article I would like to focus on two key issues, the appraisal and promotion system and grievances.
Appraisals and Promotions: The appraisal exercise is most important as all promotions directly tie into it. The fact that it is not applied uniformally throughout the Department as it varies from one rater to another and that the appraisal policy and format tend to undergo frequent changes is definitely cause for concern. Both the Association and the Department are committed to improving the fairness and transparency of the appraisal system. Representations to this effect have been made by the Association through the consultation and the grievance process.
Avec le système en vigueur, il est difficile pour un candidat éligible pour une promotion de déceler la ligne de pensée du Ministère quant à la détermination des besoins de l’organisation en vue d’une promotion au niveau supérieur. En d’autres mots, le pouvoir discrétionnaire du Ministère est tel qu’il est difficile de prévoir si l’acquisition de telle connaissance ou de telle expertise dans un domaine particulier correspondra aux aspirations du Ministère quant au plan de carrière de ce même employé.
Les changements intervenus dans l’organisation du Ministère ces dernières années amènent aussi d’autres difficultés, telle le manque d’homogénéité dans les pratiques de sélection d’une filière à l’autre. De plus, le peu d’information communiquée au candidat non reçu ne peut permettre à celui-ci de se réorienter et/ou de s’ajuster que ce soit au niveau de sa formation ou de ses connaissances professionnelles dans le but de répondre aux besoins de l’organisation.
Sous-jacent à la reconnaissance de talents et d’efforts déployés par les agents du Service extérieur, un des buts de l’exercice de promotion devrait être celui de sensibiliser ceux-ci aux intérêts de l’organisation de façon à mieux se préparer à y répondre éventuellement. Le système de promotion ne peut être considéré uniquement par le Ministère comme un exercice de distribution des prix mais plutôt, comme un exercice de planification à long terme de ses ressources humaines qui tiendrait compte des aspirations de carrières individuelles des agents du Service extérieur.
Griefs: Depuis un certain temps, le nombre de griefs exposés par les agents du Service extérieur augmente régulièrement. Plusieurs ont trait à l’application des Directives du Service extérieur. D’autres soulèvent certains problèmes de fond, tels le manque d’homogénéité dans la mise en application du processus d’évaluation ou des promotions, la procédure et les raisons motivant le rappel d’un employé et le droit d’accès d’un employé au système interne de télécommunications du Ministère pour des raisons personnelles. Certains de ses problèmes ne peuvent être résolus sur la foi d’un seul grief, toutefois ils sont déterminants quant à la formulation de la trame de fond de nos discussions avec le Ministère dans la recherche d’améliorations aux conditions de travail de nos membres. Tout employé peut faire grief de conditions de travail qui lui causent préjudice ou qui lui semblent insatisfaisantes. Il est parfois possible cependant, et c’est là une des responsabilités premières de vos représentants, de tenter de régler un problème particulier par des voies administratives autre que le grief. Si cela s’avère irréalisable, le grief demeure un moyen de chercher à redresser le tort causé.
Ceux d’entre vous qui estiment leurs droits lésés devraient tout d’abord en discuter avec les intéressés et consulter leur Association avant que d’exposer grief. Il ne faut pas oublier que la dynamique des relations interpersonnelles est souvent à la base d’un problème de relations de travail et qu’une bonne discussion peut résoudre bien des malentendus.
Of course, I have not had the time yet to learn all about the Foreign Service. This is only the beginning. I have tried to expose myself as much as possible to the situations experienced by our membership such as promotion, appeals, appraisals, pre-posting briefings, removal and others in order to appreciate better what it is like to be a Foreign Service Officer. My present estimation is that it is rather hard to try to be a professional when bogged down with all these rules and regulations that seemed to have been created just to hinder one’s progression.
For my part, I’d like to say I enjoy very much being at your service for it is a challenging, exciting and rewarding job. I might add I have never felt so welcome as by your group in all my years as a professional in labour relations, in itself that is quite a reward.
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