bout de papier, No. 35 (1982) — October 1982 // Octobre 1982, pp. 3–6
The decision of senior management to adopt “open office landscaping” in the L.B. Pearson Building, as announced in the August issue of the Department of External Affairs Reorganization Newsletter, has aroused a strong adverse reaction throughout the Department. Concern about the proposed change in the Department’s working environment is not limited to the present occupants of the Pearson Building but includes those employees to be transferred to the Pearson Building from the C.D. Howe Building where “open office landscaping” has existed for some years.
PAFSO is concerned at the damaging effect that implementation of the open office decision would have on the operations of the Department. We are convinced that an alternative can be found which would accommodate additional personnel from the Howe Building in the Pearson Building while retaining the closed office necessary for concentration and confidentiality. Reflecting these same concerns Foreign Service Officers in the Pearson Building spontaneously circulated a letter which collected 260 signatures before it was submitted to the Under Secretary and the two Deputy Ministers on August 31. It is estimated that those signing represented about 90% of officers present when the letter was circulated. The signatories included several assistant under secretaries and almost all directors. The text of the letter, which called on senior management to reconsider the decision and proposed consultations on the issue, is reproduced below.
A second letter which is receiving substantial support is being circulated in the C.D. Howe Building where dissatisfaction with the existing “open office” system is widespread and disappointment was keen when it was announced that the open office system was to be introduced in the Pearson Building as well.
Neither of these letters was a PAFSO initiative. Both were spontaneous expressions of concern by officers at all levels at the negative consequences the “open office” decision is expected to have for the effectiveness of the Department of External Affairs. PAFSO shares this concern and the President has written to the Under Secretary endorsing the views contained in the letter submitted by officers in the Pearson Building. The text of the PAFSO letter is reproduced below. The PAFSO Executive has also established a special committee under the chairmanship of N. Etheridge to discuss the office accommodation issue with management with a view to the adoption of a workable and less costly alternative which retains closed offices.
Anyone who wishes to assist the work of the committee or who has relevant expertise or information, such as studies of “open office landscaping” done in Canada or abroad, is invited to contact Mr. Etheridge (ECR 3-7964).
August 20, 1982
Mr. G.F. Osbaldeston
Mr. de Montigny Marchand
Mr. Robert Johstone
We, the undersigned officers of the Department of External Affairs, which to make known our profound concern over the proposed changes in the working environment of the L.B. Pearson Building involving the adoption of an “open office landscaping” system.
The undersigned individuals believe that the open plan system would have a highly adverse impact on the functioning of External Affairs. There exist growing doubts about the operational viability and cost effectiveness of the open plan office system, both within the private sector and among public servants already working in an open office environment. Furthermore, we believe the open office system is poorly suited to the particular demands of a foreign ministry. The formulation of foreign policy and the conduct of foreign relations place demands on the capacity of officers to act and to react with speed, precision and clarity requiring a degree of focused concentration which the existing closed office environment facilitates. The maintenance of effective security would also be rendered vastly more difficult, particularly in terms of protecting sensitive material and information.
The undersigned officers are very much aware of the need to utilize available space to the maximum, most notably in order to absorb large number of individuals from newly integrated sectors of External Affairs within the confines of the Pearson Building. We are convinced that a considerably higher ratio of persons to space can be achieved while retaining the present system of private offices. This might involve inter alia the reduction of the size of some offices and the elimination of redundant corridor space. We consider, however, that to destroy the current functional and efficient working environment would be a disastrous mistake.
Particularly during the past decade, members of the foreign service have continually demonstrated their readiness to adjust to far reaching changes and to respond to the challenges imposed by new systems. The current reorganization process represents an opportunity to create a more efficient foreign service. The Department will fail to respond to this opportunity if a working environment is instituted which would negatively affect the performance of most personnel.
The effective operation of the Canadian foreign service has relied upon the tradition of commitment and professionalism which has characterized it since its inception. It is vital that this tradition be safeguarded during a period when the Department is, in any event, undergoing a number of profound changes. The working environment is a crucial element in this context in creating and preserving a spirit of professionalism and dedication. The proposed changes would also have very damaging repercussions for the morale of officers and their commitment to a foreign service career.
For the above reasons, we believe it is of crucial importance that senior management reconsider the proposed changes with a view to finding a different solution to the accommodation problem in the Pearson Building. A representative group of officers would welcome the opportunity for consultations on this issue.
September 3, 1982
Dear Mr. Osbaldeston,
I am writing to you on behalf of the PAFSO Executive to discuss the planned introduction of open office planning into the Lester B. Pearson Building.
We are aware of the petition circulated among Ottawa-based officers recommending that the introduction of open office planning be reconsidered. We wholeheartedly support that recommendation and hope that the concerns raised in the petition can be given very careful and sympathetic consideration. The petition makes quite clear, both by its substance and by its very existence, that the move to open office planning could have serious and long-term impact on productivity and morale. That this is, to our knowledge, the first time in the Department’s history that officers have felt that they must resort to a petition to communicate their view to management is indicative of the importance ascribed to this issue.
We recognize the dilemma that the Department is facing. Unifying the consolidated Department in a single complex is a positive and desirable objective. We too hope that the colocation will help to improve coordination and forge a single organization working towards common goals. We must ask, however, whether there are ways to mitigate the adverse impact of the means without losing sight of the ends. The basic concern has to be that utmost care is taken in planning and communications. Otherwise the potential cost of accepting the unification objective could outweigh the benefit of achieving it.
There are many conflicting theories about the organization and design of the professional working environment. For the most part PAFSO members have had only negative experience with other than traditional cellular office designs. While this may well be due to the quality of the design and the errors of implementation of office planning in other government buildings such as the C.D. Howe and Place de Portage, the widespread concern of PAFSO membership would be difficult to overstate. We are aware that there are alleged exceptions to the generally negative history of open office planning, especially in private companies where management and staff have worked together in designing office layout within the parameters of very generous financial and fairly flexible space restrictions. In some successful cases the application of the open office concept has been total, including senior corporate executives, while the solution, to the particular needs of other institutions has been a combination of cellular and open office designs where functional rather than hierarchical considerations have been primary. PAFSO does not pretend to know the particular solution to the Department’s present dilemma; however it does remain convinced that where functional and professional requirements argue in favour of cellular offices an absolute maximum effort should be made to satisfy those requirements, even if the solution demands a drastic re-examination of existing office arrangements and space utilization. PAFSO is not opposed philosophically to shared office space where appropriate
— indeed many members of PAFSO so began their foreign service careers — or to the introduction of creative and non-cellular designs where the functional and professional characteristics of positions permit such openness. We remain, firmly of the view, however, that there is much unused or underutilized space in the Lester B. Pearson Building and that a total switch to open office planning is neither organizationally appropriate or necessary. We have noted from your newsletter that management came most reluctantly to the decision to introduce open office planning and that many other solutions to the space and cost dilemma were examined and found lacking. We also understand that the arrangement reached between management and Treasury Board is one which gives management a generous amount of flexibility in determining the final design and furnishing for the building. It is specifically with these two understandings in mind that we believe a healthy dialogue should be initiated between management and the working level officers who will be the primary legatees of this seemingly unavoidable and seminal decision. To this end, the PAFSO Executive has constituted a Subcommittee on the Office Environment, charged with the task of working constructively with management towards the shared objective of achieving a physically unified department, designed with a working environment most likely to contribute positively to productivity and morale. This Subcommittee is prepared to begin the dialogue with management as soon as possible. The PAFSO Executive, constituting the Subcommittee on the Office Environment, is prepared to engage private professional help to assist it in its dialogue with management, to ensure that our common goals are not lost sight of through the adoption of an overly simplistic approach, or indeed through the maintenance of a divisive and counterproductive controversy based on misconceived if not misconstrued objectives.
The PAFSO Executive looks forward to your reaction to this invitation to meet with its newly constituted Subcommittee. It is our future working environment which is at issue, and we believe we should share, in as constructive a spirit as possible, in its determination.
David Horley
President
L’aménagement paysager à l’immeuble Pearson
La décision de la haute direction d’adopter l’“aménagement paysager” à l’immeuble L.B. Pearson, comme il était annoncé dans le numéro du mois d’août du Bulletin sur la réorganisation du ministère des Affaires extérieures, a soulevé un mouvement général de vive protestation au Ministère. L’inquiétude au sujet du changement proposé au milieu de travail du Ministère s’est emparée non seulement des occupants actuels de l’immeuble Pearson, mais également des employés qui seront appelés à se joindre à eux lorsqu’ils quitteront l’immeuble C.D. Howe où l’“aménagement paysager” existe depuis quelques années.
L’APASE s’inquiète des effets néfastes que la mise en oeuvre de la décision d’adopter l’aménagement paysager aurait sur les opérations du Ministère. Nous sommes convaincus qu’il est possible de trouver une solution de rechange permettant d’accueillir à l’immeuble Pearson le personnel supplémentaire venant de l’immeuble Howe, sans pour autant renoncer aux bureaux fermés propices à la concentration et nécessaires à la protection du caractère confidentiel des activités. Dans cette même optique, les agents du Service extérieur de l’immeuble Pearson ont fait spontanément circuler une lettre et recueilli ainsi 260 signatures pour ensuite la présenter au sous-secrétaire et aux deux sous-ministres, le 31 août. On estime que le nombre de signataires représente quelque 90% des agents qui étaient présents au moment où la lettre a circulé. Au nombre des signataires se trouvaient plusieurs sous-secrétaires d’Etat adjoints et presque tous les directeurs. Le texte de la lettre, qui demandait à la haute direction de revenir sur sa décision et proposait des consultations sur la question, est reproduit ci-dessous.
Une deuxième lettre, qui reçoit beaucoup d’appui, circule actuellement à l’immeuble C.D. Howe où l’insatisfaction à l’égard de l’“aménagement paysager” qui s’y tourve est généralisée et où les employés ont été vivement désapointés d’apprendre que l’aménagement paysager serait également adopté à l’immeuble Pearson.
L’initiative de ces lettres ne vient pas de l’APASE. Dans les deux cas, il s’agissait d’une manifestation spontanée de l’inquiétude qu’éprouvaient des agents à tous les niveaux au sujet des conséquences néfastes que la décision d’adopter l’“aménagement paysager” aura probablement pour l’efficacité du ministère des Affaires extérieures. L’APASE partage cette inquiétude, et le président de l’Association souscrit aux opinions exprimées dans la lettre que lui ont présentée les agents de l’immeuble Pearson. Le texte de la lettre de l’APASE est reproduit ci-dessous. Le Comité exécutif de l’APASE a, en outre, constitué un comité spécial, sous la présidence de M.N. Etheridge, et l’a chargé de discuter de la question de l’aménagement des locaux avec la direction, en vue de trouver une solution de rechange viable et moins coûteuse, qui permettrait de conserver les bureaux fermés.
Quiconque voudrait aider les membres du Comité dans leur travail ou aurait des connaissances ou des renseignements pertinents, par exemple, des rapports d’études sur l’“aménagement paysager” menées au Canada ou à l’étranger, est prié de communiquer avec M. Etheridge (ECR 3-7964).
le 20 août 1982
M. G.F. Osbaldeston
M. de Montigny Marchand
M. Robert Johnstone
Nous soussignés, agents du ministère des Affaires extérieures, désirons vous faire part de notre profonde préoccupation au sujet des changements proposé au milieu de travail de l’édifice L.B. Pearson et visant à l’adoption d’un système “d’aires ouvertes”.
Les soussignés estiment que le plan d’aires ouvertes aurait un impact très négatif sur le fonctionnement des Affaires extérieures. Tant dans le secteur privé que parmi les nombreux fonctionnaires qui travaillent déjà dans un système d’aires ouvertes, le bien-fondé de ce système fait l’objet de doutes d’un point de vue opérationnel aussi bien qu’économique. En outre nous estimons que le système d’aires ouvertes est mal adapté aux exigences paticulières du ministère des Affaires extérieures. La formulation de la politique étrangère et la conduite de relations extérieures exigent des agents la capacité d’agir et de réagir avec rapidité, précision et clarté. L’exercice de cette capacité demande un degré élevé de concentration que facilite le système de bureaux fermés actuellement en vigueur. Le maintien d’une sécurité efficace serait également beaucoup plus compliqué, particulièrement en ce qui concerne la protection de documents et de renseignments classifiés.
Les soussignés sont tout à fait conscients de la nécessité d’utiliser au mieux l’espace disponible, en vue notamment d’accueillir dans les limites de l’édifice Pearson un grand nombre de personnes provenant des secteurs récemment intégrés au ministère des Affaires extérieures. Nous sommes convaincus qu’il est possible de loger un bien plus grand nombre d’employés dans l’espace disponible tout en maintenant le système actuel de bureaux privés. L’on pourrait, par exemple, réduire la taille de certains bureaux et récupérer de l’espace perdu en corridor. Nous estimons toutefois que l’abandon du système actuel de bureaux fermés, qui fonctionne de façon pratique et efficace, serait une erreur regrettable.
Au cours de la dernière décennie en particulier, les membres du service étranger ont souvent démontré qu’ils étaient prêts à s’adapter à des changements importants et à répondre aux défis imposés par de nouveaux systèmes. Le processus actuel de réorganisation représente une occasion d’accroître l’efficacité du service étranger. Le ministère sera incapable de profiter de cette occasion s’il institue un milieu de travail qui entraîne des conséquences néfastes sur le rendement de la plupart des employés.
Le fonctionnement efficace du service étranger du Canada repose depuis sa création sur une tradition de dévouement et de professionnalisme. Il est essentiel que cette tradition soit préservé dans une période qui de toute manière implique pour le ministère une série de profonds changements. Le milieu de travail représente un élément crucial dans ce contexte car il aide à créer et maintenir cet esprit de professionnalisme et de dévouement. Les changements proposés auraient également des répercussions fort préjudiciables pour le moral des agents et leur engagement envers la carrière.
Pour ces raisons, nous estimons qu’il est d’une grande importance que la haute direction revoit cette question en vue de trouver une solution différente au problème de logement existant dans l’édifice Pearson. Un groupe d’agents rerésentatif aimerait avoir l’occasion de tenir des consultations sur la question.
Le 3 septembre
Cher Monsieur Osbaldeston
Je vous écrit, au nom du Comité exécutif de l’APASE, au sujet du projet d’adoption de l’aménagement paysager à l’immeuble Lester B. Pearson.
Nous sommes au courant de la pétition qui a circulé parmi les agents en poste à Ottawa, dans laquelle il est recommandé que l’on revienne sur la décision d’adopter l’aménagement paysager. Nous appuyons sans réserve cette recommandation et nous espérons que les inquiétudes exprimées dans la pétition feront l’objet d’une étude très attentive et bienveillante. La pétition fait ressortir clairement, tant par sa teneur que par son existence même, que l’orientation vers l’aménagement paysager pourrait entraîner de graves répercussions à long terme sur la productivité et le moral. Pour juger de l’importance accordée à cette question, qu’il suffise de dire que c’est, autant que nous sachions, la première fois dans l’histoire du Ministère que des agents jugent qu’ils doivent recourir à une pétition pour faire part de leurs opinions à la direction.
Nous sommes conscients du dilemme dans lequel le Ministère est enfermé. Regrouper le Ministère consolidé dans un seul complexe constitue un objectif positif et souhaitable. Nous espérons, nous aussi, que la cohabitation aidera à améliorer la coordination et qu’il en résultera une seule organisation axée sur la réalisation de buts communs. Nous devons, toutefois, nous demander s’il n’existe pas des moyens d’atténuer les effets néfastes du moyen sans pour autant perdre de vue la fin. La préoccupation fondamentale, c’est de faire preuve de la plus grande prudence dans la planification et les communications. Autrement, ce qu’il en coûterait pour accepter l’objectif du regroupement pourrait être de beaucoup supérieur aux avantages que l’on pourrait en retirer.
Il existe un grand nombre de théories contradictoires au sujet de l’organisation et de l’aménagement du milieu de travail professionnel. La plupart des membres de l’APASE n’ont connu que des expériences négatives avec d’autres aménagements que celui des bureaux cellulaires traditionnels. Il se pourrait fort bien que cela soit attribuable à la qualité de l’aménagement et aux erreurs de mise en oeuvre de l’aménagement paysager dans d’autres immeubles du gouvernement, par exemple, le C.D. Howe et la Place du Portage, mais l’on ne saurait trop insister sur l’inquiétude généralisée des membres de l’APASE. Nous savons qu’il existe des soi-disant exceptions à l’histoire généralement négative de l’aménagement paysager, en particulier dans le cas d’entreprises privées où la direction et les employés ont, main dans la main, amégnagé les locaux compte tenu de paramètres financiers très généreux et de restrictions d’espace relativement souples. Dans le cas de certaines réussites, l’application de l’aménagement paysager a été totale, y compris les membres de la haute direction, tandis que la solution aux besoins particuliers d’autres organismes a été un mélange de bureaux fermés et d’aménagement paysager où prévalaient des considérations d’ordre fonctionnel plutôt que hiérarchique. L’APASE ne prétend pas posséder la solution propre au dilemme dans lequel le Ministère est actuellement enfermé; toutefois, elle reste convaincue que, là où les exigences fonctionnelles et professionnelles penchent en faveur de bureaux cellulaires, il faut faire l’impossible pour y satisfaire, même si la solution exige un réexamen approfondi de l’aménagement des locaux et de l’utilisation de l’espace à l’heure actuelle. L’APASE ne s’oppose pas, en principe, au partage de locaux le cas échéant — de fait, c’est ainsi que bien des membres de l’APASE ont entrepris leur carrière — ou à l’adoption d’aménagements innovateurs et non cellulaires, sous réserve que les caractéristiques fonctionnelles et professionnelles des postes s’y prêtent. Cependant, nous restons carrément d’avis que l’immeuble Lester B. Pearson compte beaucoup d’espace inutilisé ou sous-utilisé et que l’adoption intégrale de l’aménagement paysager n’est, du point de vue organisationnel, ni opportun ni nécessaire.
Nous retenons, de votre Bulletin, que le direction en est venue, presque à contrecoeur, à la décision d’adopter l’aménagement paysager et qu’elle avait étudié bien d’autres solutions au dilemme de l’espace et des coûts, mais qu’elle les avait jugées insatisfaisantes. En outre, si nous comprenons bien, l’entente intervenue entre la direction et le Conseil du Trésor laisse à la direction beaucoup de souplesse pour ce qui est de déterminer, en dernière analyse, l’aménagement et l’ameublement de l’immeuble. C’est précisément compte tenu de ces deux prémisses que nous croyons qu’il faudrait amorcer un sain dialogue entre la direction et les agents au niveau de travail, car ce seront eux les premiers légataires de cette décision apparemment inévitable et fructueuse. A cette fin, le Comité exécutif de l’APASE a constitué un sous-comité du milieu de travail, chargé de travailler avec la direction, de manière constructive, à la réalisation de l’objectif commun de regrouper physiquement le Ministère, dans un milieu de travail le plus susceptible de contribuer favorablement à la productivité et au moral. Les membres de ce sous-comité sont disposés à amorcer le dialogue avec la direction le plus tôt possible. Le Comité exécutif de l’APASE, en constituant le sous-comité du milieu de travail, est disposé à retenir les services de professionnels du secteur privé pour l’aider dans son dialogue avec la direction, de sorte que l’on ne perde pas de vue nos objectifs communs par l’adotion d’une approche simpliste, ou même par le maintien d’une controverse favorisant la discorde et l’inefficacité, fondée sur des objectifs mal perçus sinon mal interprétés.
Le Comité exécutif de l’APASE a hâte de connaître votre réaction à cette invitation de rencontrer les membres de son nouvau sous-comité. C’est notre milieu de travail de l’avenir qui est en jeu et nous croyons que nous devons participer conjointement, et de manière aussi constructive que possible, à la prise de décision à cet égard.
Je vous prie d’agréer, cher Monsieur Osbaldeston, l’expression de mes sentiments les meilleurs.
Le président,
David Horley
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